5 stappen voor het informeren van leveranciers
jan
24
24-1-2012 21:34
Een veel gehoorde klacht van leveranciers over het marktplaatsconcept is het gebrek aan communicatie en informatie. Een voorbeeld uit de praktijk. Een overheidsorganisatie plaatst een opdracht voor de inhuur van een externe in de marktplaats. De informatie is beperkt, vragen worden slecht en te laat beantwoord, na indiening van de offertes blijft het stil. Na een week maar eens bellen en wat blijkt? De matchgesprekken zijn al geweest en er is al een kandidaat aan het werk.
Al het werk bleek voor niets. Door dit (horror)scenario wordt elke lust om in te schrijven bij de leverancier ontnomen. Anders gezegd: de leverancier voelt zich niet serieus genomen en bedenkt zich wel een tweede keer om tijd en energie te verspillen aan deze marktplaats. Gelukkig kan het – en moet het wat mij betreft – ook anders.
5 stappen in communicatie
Neem altijd de volgende 5 stappen in acht bij het werken met een marktplaats:
-
Vertel duidelijk, in de aankondiging van de marktplaats, over de organisatie. (Wie ben je? Wat doe je? Wat wil je?)
-
Wees uitgebreid in de informatie over de inhuuropdracht
-
Beantwoord tijdig alle tussentijds gestelde vragen
-
Schets bij de nadere aanvraag duidelijk hoe het proces verloopt en informeer de inschrijvers over wijzigingen in de planning wanneer die aan de orde zijn.
-
Communiceer tijdens het inhuurtraject over de status van het proces. Wees eerlijk en direct over gunning en afwijzing
Open communicatie
Open communicatie houdt leveranciers geïnteresseerd in de vraag. Alleen bij voldoende aanbod zal de optimale oplossing worden gevonden. Als de aanbieders weten wat de opdrachtgever precies wil bereiken kan hij een passende aanbieding doen. Neem daarom de leveranciers mee in het proces. Geef een melding als de planning wijzigt. Vertel als de doorlooptijd dat toelaat waarom bijvoorbeeld de aangeboden kandidaat niet is uitgenodigd op gesprek. Licht de gunning en afwijzing altijd duidelijk toe aan alle leveranciers. Laat altijd weten waarom de gekozen oplossing beter is. Wanneer leveranciers serieus worden genomen nemen ze ook u serieus. Iedere aanbieder weet dat offertes worden gewonnen of verloren. Alleen wanneer er ook van een verloren offerte kan worden geleerd blijft het zinnig de relatie te onderhouden.
Dagelijkse praktijk
Het aardige is, dat bovenstaande al dagelijkse praktijk is bij het online winkelen. Bestel een boek bij bol.com en je krijgt een mail dat de bestelling is geplaatst. Daarna word je op de hoogte gehouden van de tijdsplanning, het versturen en uiteindelijk de ontvangst. We verwachten tegenwoordig goed geïnformeerd te worden als we ergens zaken doen. Waarom zouden we dat in de marktplaatsen in Nederland niet ook gewoon doen? Geef, niet achteraf als bol.com, maar al vooraf aan hoe de planning verloopt en houd je daar dan ook aan. Wanneer dat bij uitzondering niet lukt geef dat dan ook direct en eerlijk aan.
Ik ben benieuwd naar uw mening over communicatie tussen de marktplaatsen en leveranciers. Laat hieronder een reactie achter.